引っ越しの作業って、とても大変ですよね。

 

個人でやる場合も決して楽ではありませんが、大勢の人が働くオフィスの引っ越しとなると、作業量も必要な人手も費用も膨大！十分な時間をかけて、綿密な計画を立てて、作業を進めなければなりません。

通常の業務をこなしながら、引っ越し準備も並行して行うため、無事引っ越しを終えて、今まで通りの業務が可能になるまでは、かなりハードな日々が続くことでしょう。

 

そんなときに頼りになるのが、オフィス移転をサポートしてくれる専門の業者の存在。

 

今回は、オフィス移転の専門業者を利用したオフィスの引っ越しについてご紹介したいと思います。

 

 

１．オフィスの引っ越しはこんなに大変！

オフィスの引っ越しと一言で言っても、その規模や内容はさまざま！

オフィスビル丸ごと一棟を移転するケースもあれば、ワンフロア、あるいはビルの一室だけの小規模な事務所を移転するケースもあるでしょう。複数の事務所を合併したり、オフィスの規模を縮小・拡大したり、いろいろなケースが考えられます。

 

いずれの場合も、基本的な引っ越し作業は変わりません。

オフィスの引っ越しの作業手順をザックリとまとめてみると、このようになります。

 

＜オフィスの引っ越しの作業手順＞

1) 引っ越しの計画を立てる
2) 諸々の手続きを行う
3) 移動する荷物をすべてまとめる・梱包
4) 荷物を移動する
5) 元のオフィスを清掃・現状回復
6）新しいオフィスに家具を設置、インフラ整備

 

荷物をまとめて、運んで、新しいオフィスに設置する部分は、一般的な、個人や家庭の引っ越しと同じ作業です。

 

しかし、オフィスの引っ越しをする場合は、とてもたくさんの人がかかわってくるので、引っ越しの計画の段階から、かなり違ってきます。綿密な計画を立て、関係者に周知し、役割分担、作業指示を出さなければなりません。

引っ越しという一大イベントを、中心となって取り仕切るという大きな役割が必要になってくるのです。

 

ある程度規模の大きな企業の場合は、オフィス移転を担当するプロジェクトチームを用意することが多いと思いますが、小規模の事務所などの場合は、担当者が1人なんていうケースもたくさんあります。

 

情報を収集し、業者さんと打ち合わせをし、内覧や現地の下見、決定権のある上司に状況を逐一報告し、了承をもらい、関係者全員に周知しながら役割を分担して、現オフィス・新オフィスに関するさまざまな手続き、連絡を済ませ…。予定通りに進まないことやトラブルだって起こります。

もちろん、通常の業務をこなしながら、このような引っ越し関連の業務を平行して進めるケースがほとんどでしょう。

 

この、オフィスの引っ越しを取りまとめるという仕事が、とにかく大変なのです！

 

 

２．オフィス移転の専門業者ってどんなことをしてくれるの？

引っ越しのメインとなる荷物の運搬は、引っ越し業者にすべて任せることができます。

 

しかし、引っ越しのプランニングから調査、決定、諸々の手続き。こういった、オフィスの引っ越しをとりまとめる作業は、すべて自分たち、具体的には、引っ越しプロジェクトの担当者が行うのが一般的です。

 

この、つい見過ごされがちな大変な業務をサポート、必要に応じて業務を請け負ってくれるのが、「オフィス移転の専門業者」なのです。

 

しかし、ただでさえお金のかかる、オフィスの引っ越し。

引っ越し業者だけでなく、引っ越しのプランニングまで、お金を払って業者に依頼する意味があるのでしょうか？

 

オフィス移転の専門業者を利用するメリットとは？

引っ越しプロジェクトの担当者が、オフィスの引っ越しを何度も経験しているとは限りません。ほとんどの場合、まったく未知の作業領域を、未経験の担当者が手探りで進めていくということになるはずです。

仕事とはいえかなり負担の大きな業務になりますし、とても時間がかかります。必要な手順が抜け落ちていたり、簡単な作業に手間がかかってしまったり、とにかく非効率！

 

オフィス移転についての知識と経験豊富な専門業者をアドバイザーとして雇うことで、オフィスの引っ越しについてのプランニングをスムーズに、かつ効率的に行うことができます。

移転先のオフィス探しや、内装についても、プロのサポートがあれば納得のいく結果が出せるでしょう。スケジューリングや必要な資料の作成も、未経験者が何日もかけて行うよりも、プロに依頼すれば確実なデータをあっという間に提供してもらえます。

 

これだけでも、かなりの日数と手間、さまざまなストレスを減らすことができるでしょう。

トータルで考えれば、間違いなく、コスト削減につながっているはずです。

 

オフィス移転の専門業者にサポートでしてもらえるのはこんな業務！

責任者に任命されてしまったけど、オフィスの引っ越しについてのノウハウも知識もゼロ！そんなときでも、専門業者にサポートがあれば、まず何から始めればよいかというところから具体的なアドバイスをしてもらえるので、すぐに動き出すことができます。

そのほか、オフィスの引っ越しに必要なあらゆる業務を、プロの知識と技術でサポートしてもらえるので、安心して引っ越しプロジェクトを進めることができるのです。

 

・新オフィスの物件探しサポート

大手企業なら専門の部署や関係会社の協力を得られるかもしれませんが、素人がオフィスをイチから探し始めるのはあまりに非効率ですね。オフィス移転のプロフェッショナルが、希望に合わせたオフィス選びを、豊富な情報網を駆使してサポートしてくれます。

 

・新オフィスの内装の提案、業者紹介

現オフィスの配置をそのまま移設する場合も、イメージに合わせた内装を作る場合でも、業者選びや、全体的なレイアウトの設計などの作業が必要になります。

社内で意見がわかれてもめてしまった場合でも、プロの目線でベストなアドバイスを受けることができます。

 

・作業のチェックリスト作成

大がかりな引っ越しプロジェクトを完成させるために欠かせないチェックリストづくりも、経験豊富なプロの目線でサポートしてもらえるので、漏れのない確実なリストを素早く完成させることができます。

 

・現オフィスの片づけ、現状回復

荷物を運び出したあとのオフィスは、不用品やゴミを片づけて、現状回復する必要があります。新オフィスの設置作業で忙しく、手が回らない！なんていう場合でも、安心して任せることができます。

 

 

３．オフィスの引っ越しを業者に依頼した場合の費用相場

オフィスの引っ越し作業を業者に依頼する場合、実際、どれくらいの費用がかかるのでしょうか？

 

荷物の梱包から運搬、設置までを引っ越し業者に依頼する場合の費用は、オフィスの規模、オフィスの広さ、荷物がどれくらいあるかといったことから、算出することができます。

 

社員数とオフィスの坪数から概算で算出する場合、社員1人あたり20,000～30,000円、1坪あたり30,000円程度の引っ越し費用がかかると考えられます。

社員50人、100坪のオフィスであれば、それだけでおよそ400万円。

さらに、会議室やミーティングスペースの設営、内装工事、インフラ設定、家具の新調ほか、さまざまな費用が必要になります。

 

引っ越し準備が長引けば、通常の業務にも影響が出てしまい、さらに出費がかさんでしまうかもしれません。

オフィス移転の専門業者にサポートを依頼することで、引っ越しにかかるコストや日程を削減することが可能です。

 

オフィス移転サポートのコンサルティング料金はどれくらい？

業者や依頼内容によって異なるので、確実な相場金額を算出するのは難しいのですが、およそ2タイプの料金体系があるようです。

1項目ごとに料金を設定している場合と、引っ越し完了時に成功報酬というかたちで、引っ越し費用総額の何割かを請求するというケースです。

成功報酬の場合、どれくらいのパーセンテージになるかによって金額がかなり変わってくるので、見積もり時に他社と比較検討してみることが大切です。

 

４．オフィス移転の専門業者を選ぶ際の注意点とは？

 

オフィス移転をサポートしてくれる専門の業者は、ネット検索や、ネットの口コミ情報などから探すことができます。また、最近では、オフィスの引っ越しを請け負う引っ越し業者が、オフィス移転をトータルでサポートするサービスを提供しているケースもあるようです。

実際にオフィス移転の専門業者を使ったことのある事業者から、紹介してもらう方法もおすすめです。

 

業者を選ぶ場合は、できるだけ経験豊富な業者を選ぶほうが安心です。

また、何度も連絡を取り合う必要があるので、電話がつながりにくいようだと困ってしまいます。申し込み時に、いつまでたっても返信がなかったり、電話対応があまりよくない業者は要注意です。

 

 

５．まとめ

オフィス移転に伴う、オフィスの引っ越し業務について、専門業者にサポートを依頼するメリットをご紹介しました。ぜひ、参考にしてみてください！