個人情報が書かれた書類、重要な金額や数字、大切な情報が書かれた書類は、気軽に捨てることができません。

家庭でも、名前や住所、電話番号が書かれた紙をそのままごみ箱に入れることは、ちょっとためらってしまいますよね。オフィスなどの機密書類ならなおさらです。

機密書類の処理を、安全に確実に、簡単に行には、どのような方法があるのでしょうか？

 

増え続ける機密書類の処理に困っている方のために、プロの機密文書処理をご紹介します！

 

 

１．企業の機密書類、どうやって処分する？

見られては困る書類の処分、どうしていますか？

 

家庭から出るちょっとした書類程度なら、手で破って捨てる、情報を隠すスタンプを使う、一部分だけを細かくカットできるハサミ型シュレッダーを使うといった方法で処理することもあるでしょう。

オフィスなど、安全に廃棄しなければならない書類がたくさんある場合は、やはり電動のシュレッダーが必要ですね！廃棄書類が大量に発生するオフィスでは、一度にたくさん処理できる、高性能のシュレッダーが使われることが多いようです。

 

シュレッダーでの処分には限界がある！

しかし、一度に何枚もの書類を細断でき、より細かく細断できるセキュリティの高いシュレッダーはかなり高額！

それに、細断されたごみの処理や、機械のメンテナンスにも手間がかかります。一度にたくさん処理できるとはいえ、段ボール箱いっぱいの書類を何箱分もシュレッダーにかけるのはたいへんな作業です。たくさんの時間や人手をそれだけのために割かなければならなくなり、本来の業務のための時間が削られてしまっては困りますよね。

 

そこでおすすめしたいのが、機密書類を安全に処理する専門家に依頼する方法です。

 

膨大な量の機密書類を安全に処分する方法とは？

機密書類の処理を専門に行っている業者は、実は、とてもたくさんあります。それほど需要があるということですね。

 

シュレッダー業者と呼ばれる業者では、専用の機械で書類を細断。回収された書類を、段ボールごとまとめて巨大な機械にかけ、再現不可能な状態にまで細断してくれます。

シュレッダー業者に処理を依頼すると、業者が書類を直接回収に来てくれるほか、専用の細断機を搭載したトラックが現地で直接シュレッダー処理してくれるサービスもあります。普段の業務以外でも、年度末の大掃除や、オフィスの移転などで段ボール何十箱分もの大量の書類を処分しなければならない場合などにも、とても便利ですね。

 

機密文書を、手軽に安全に処理するには、細断処理のほかにもうひとつ方法があります。

その方法について、次の章で詳しくご紹介します。

 

 

２．企業の機密文書の処理に欠かせない溶解処理とは？

「溶解処理」という名前を聞いたことがありますか？

 

見られては困る重要な情報が書かれた機密文書を、溶解処理して処分する方法です。

「溶解」とはいっても、実際に紙が溶けてなくなってしまうわけではありません。段ボールに詰めた書類を、箱ごと水と合わせて攪拌し、ばらばらの状態にします。水の中でほぐれてしまった書類は、もう復元することはできません。

水と混ざって溶けた紙の繊維は、再生パルプとして再利用されます。

 

業者による細断処理と溶解処理、どちらが安心？

復元不可能な状態にまでバラバラにしてしまう溶解処理と、判読不可能な細かな紙片に細断する細断処理、どちらがより安全に機密文書を処理することができるのでしょうか？

 

水に溶かしてしまう溶解処理のほうが復元の可能性は低そうに思えますが、細断処理と比べると、一点だけデメリットがあります。それは、処理を完全に業者に任せなければならないという点です。

溶解処理は専用の施設で行われるため、段ボールに詰めた処理を業者に渡したあとは、どのような処理が行われているか見ることができません。

 

一方、細断処理をする場合は、手間がかかりますが自社の機械で確実に処理することが可能です。また、出張シュレッダーサービスを利用すれば、大型の細断機を備えたシュレッダー車に来てもらい、細断処理される様子をその場で確認することができます。

 

細断処理と溶解処理のどちらを選ぶかは迷うところですが、信頼して依頼できる業者であれば、どちらの方法でも安心して機密文書の処理を依頼することができます。

 

機密文書を処理するより便利な方法は？

大量の処理を処分する際に面倒なのが、ホッチキスやダブルクリップなどの金具、クリアファイルやフォルダーに綴じられた書類の分類です。一つひとつ外しながらシュレッダー処理をしなければならないので、とても時間がかかります。

 

業者に処理を依頼する場合、細断処理と溶解処理どちらの場合も、ホッチキスやダブルクリップなどの金具、キングファイル、ノートが混ざっていてもOK！そのまま処理が可能です。

 

溶解処理の場合は、写真やビニール製品、プラスチックのクリアファイルなどは不可となっていますので注意が必要です。

 

業者による細断処理と溶解処理、どちらが安い？

段ボールひと箱分の書類を処理する場合、細断処理と溶解処理では、それぞれどれくらいの料金がかかるのでしょうか？

実際の料金は業者によって幅があるので、はっきりとした相場価格というものはないのですが、どちらの場合も、段ボールひと箱につきおよそ1,500円～2,000円程度となっているようです。ひと箱だけ処理する場合は、料金に大きな差はありません。

ただし、ひと箱だけ細断処理を依頼する場合は、出張サービスは割高になります。

 

まとめて大量に依頼する場合や、定期的に機密文書処理を依頼する場合は、よりリーズナブルな料金が設定されていることが多いようです。

 

 

３．「機密文書処理」の依頼方法

業者に機密文書の処理を依頼する方法は、それほど難しくありません。

電話またはネットで業者に依頼し、指定された方法で書類を引き渡します。書類を回収してもらうのであれば、指定された日時に回収場所に運びます。（あるいは、オフィスに取りに来てもらいます）。宅配などを利用して、業者に送る場合もあります。

出張サービスを利用する場合は、シュレッダー車を停める場所などについて業者と相談しながら詳細を決めます。

 

最も重要なのは信頼できる業者選び！

機密文書の処理を業者に依頼する場合、最も重要なポイントは「業者選び」です。

安心して処理を依頼するには、見られては困る重要な情報が書かれた大量の書類を預けることができる、信頼できる業者を探す必要があります。

 

もし、長年つき合いのある業者が機密文書処理に対応していれば、その業者に依頼するのがベストです。そうでなければ、長年事業を行っている老舗業者、口コミで評価の高い業者を選ぶとよいでしょう。

逆に、起業したばかりの処理業者や、口コミで評価の低い業者、申し込み時の対応が良くない業者、安すぎる業者は避けたほうがよいでしょう。

 

＜信頼できる業者の特徴＞

・長年つき合いのある業者
・長年事業を行っている老舗業者
・口コミで評価の高い業者

 

＜避けたほうがよい業者の特徴＞

・起業したばかりの処理業者
・口コミで評価の低い業者
・対応が良くない業者
・料金が安すぎる業者

 

細断処理証明書ってどんなもの？

多くの業者が、処理完了後に証明書を発行しています。

「溶解処理証明書」、「細断処理証明書」など、業者により体裁が異なりますが、機密文書を適正に処理したことを証明してくれる書類なので、受け取ったら大切に保管しておきましょう。

 

業者によっては、「産業廃棄物管理票（マニフェスト）」を発行してくれる場合もあります。

機密書類の処分にマニュフェストが必要になるのは、出版社や紙の製造業者など紙を専門に扱う業者に場合に限られます。一般的な企業から出る機密書類の処理は「産業廃棄物」ではなく、「事業系一般廃棄物」となるので、マニュフェストが発行されなくても問題ありません。

 

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４．まとめ

オフィスで欠かせない機密文書の処理について、業者による細断処理、溶解処理の方法をご紹介しました。ぜひ、参考にしてみてください！